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Elektronische Rechnung – XRechnung und ZUGFeRD

Rechnungen werden aktuell immer noch hauptsächlich per Post oder E-Mail versendet. Der Empfänger der Rechnung muss sie manuell in seinem System erfassen, um sie verbuchen sowie dem Leistungserbringer den Betrag überweisen zu können.

An dieser Stelle kommt die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format oder die XRechnung zum Tragen, was geringere Kosten, Zeitersparnis und beschleunigte Begleichung bedeutet.

Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Um eine digitale Rechnung handelt es sich dann, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Dem Gesetz nach ist eine E-Rechnung rechtskonform, wenn sie die allgemein gültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Hierzu gehört etwa, dass die Identität des Rechnungsausstellers für den Rechnungsempfänger klar erkennbar sein muss. Zudem müssen die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

Seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund nur noch elektronische Rechnungen (XRechnung), nachdem die Europäische Union mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU das Ziel verfolgt die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt.

Zwei digitale Rechnungsformate: das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung

Das ZUGFeRD-Format

Die ZUGFeRD Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom namensgebenden Forum herausgegeben. Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die aktuelle ZUGFeRD Rechnung 2.1.1 auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931. Das ZUGFeRD-Format basiert auf dem durch das vom internationalen Normungsgremium (UN/CEFACT) entwickelten Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) und dem „Message User Guides“ (MUG) des CEN. Damit ist die Voraussetzung für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format schon heute gegeben.

Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Eine Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen gleichzeitig verschickt werden.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

  • Rechnungen können elektronisch erstellt und direkt übermittelt werden
  • Kann beim Rechnungsempfänger eingelesen werden und fördert somit die schnellere Zahlung
  • ZUGFeRD ist ein medienbruchfreies Datenformat und soll langfristig die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ersetzen
  • Reduziert Kosten für Papier und in der manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung
  • Spart beim herkömmlichen Versand anfallende Wege sowie Porto-Kosten
  • Schafft Platz in Aktenschränken und fördert die elektronische Archivierung

Das XRechnung-Format

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat ohne bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie seit November 2020 gültige Verordnung vorgibt. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer kann dieser die XRechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereichen.

Neben der einfachen Handhabung bietet die Plattform einen weiteren wichtigen Vorteil: Eingereichte Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert werden und der Fehler im Dokument behoben werden. Lange Wartezeiten bis zum Eingang des Rechnungsbetrages werden so vermieden.

Vorteile des XRechnung-Formats

  • Ermöglicht digitalen und papierlosen Prozess für die Rechnungsstellung
  • Manuelle Aufwände auf beiden Seiten werden reduziert
  • Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung werden verkürzt
  • Dank schnellere Rechnungsstellung werden Rechnungen schneller beglichen
  • Porto- sowie Papierkosten fallen weg

Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, wird die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen angewendet.

Elektronische Rechnung in unserer Software ZeitarbeitDeluxe

In unserer Software Zeitarbeitdeluxe können Sie sowohl Rechnungen im XML-Format als auch im ZUGFeRD-Format erstellen und versenden, sodass die Empfänger sie elektronisch verarbeiten können. Pro Kunde erfassen Sie die notwendigen Parameter für den Empfänger, die in der elektronischen Rechnung mit versendet werden. Sie benötigen somit keine zusätzliche Software.

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